Il caos comunicativo ha costi altissimi in termini di efficienza, motivazione e risultati: la scienza e il buon senso spiegano perché
Tutti noi abbiamo partecipato a una riunione che avrebbe potuto tranquillamente essere una mail. Anzi, una mail di tre parole. Forse anche solo un emoji 👍.
Eppure eravamo lì, intrappolati in un loop di PowerPoint sbiaditi e monologhi infiniti, mentre la nostra voglia di vivere si dissolveva più velocemente di una scultura di ghiaccio in spiaggia.
Benvenuti nel magico mondo del “bla bla” aziendale, quel rumore di fondo fatto di gergo incomprensibile, comunicazioni fumose e un’inspiegabile feticismo per le parafrasi.
Io, che di palchi e platee aziendali ne vedo parecchi, posso dirvi una cosa con certezza: la comunicazione in azienda è spesso trascurata.
Spesso si dà per scontata. Si improvvisa. Peggio ancora, si confonde con l’invio compulsivo di PDF e circolari che nessuno legge. Il risultato? Reparti che non si parlano, team che remano in direzioni opposte e manager convinti di essere stati chiarissimi… con se stessi.
Il punto è che comunicare non significa riempire l’aria di parole, ma farle arrivare. E per farle arrivare servono tre cose: chiarezza, ascolto, sintonia. Tutto il resto è fuffa con il logo aziendale sopra.
Non lo dice solo il buonsenso. Lo dicono anche decenni di studi sulla psicologia del lavoro, sull’engagement, sulla motivazione. Più una comunicazione è chiara, concreta ed empatica, più le persone si sentono coinvolte. E quando si sentono coinvolte, le cose funzionano. Anche senza GIF animate.
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Il paradosso di Kotter: parliamo 10 volte meno del necessario
Preparatevi: John Kotter, uno dei massimi esperti mondiali di change management, autore dell’imprescindibile “Leading Change” ha scoperto qualcosa che potrebbe farvi saltare sulla sedia.
Durante i periodi di cambiamento, i leader tendono a sottovalutare la quantità di comunicazione necessaria… di dieci volte. Avete capito bene: non il doppio, non il triplo. Dieci volte tanto.
Pensate di aver spiegato abbastanza bene la nuova strategia? Moltiplicate quell’impegno per dieci. Solo allora, forse, il messaggio inizierà davvero a passare.
È come cercare di spiegare a vostra nonna come si usa Netflix e, dopo averglielo detto una volta, pretendere che si guardi tutta la filmografia di David Lynch in 4K. Non funziona così.
Le persone hanno bisogno di ripetizione, chiarezza e coerenza. Soprattutto quando l’ansia da “oddio-cosa-cambia-adesso” prende il sopravvento.
La comunicazione aziendale, in fondo, è un ecosistema complesso. C’è quella discendente (il capo che, dall’alto della sua scrivania, indica la direzione da seguire, certo che sarà ascoltato in quanto leader), quella ascendente (il povero stagista che cerca di far capire che la macchinetta del caffè è di nuovo rotta) e quella orizzontale (i colleghi che si scambiano meme sulla riunione appena conclusa).
Ognuna di queste tre tipologie ha il suo perché, ma troppo spesso si trasformano in un telefono senza fili cosmico, dove il messaggio di partenza “aumentiamo l’efficienza” diventa “da domani tutti in monopattino”.
L’alto costo del “bla bla”: quando non comunicare ti costa un patrimonio
Qualcuno potrebbe pensare: “Vabbè, ma che sarà mai un po’ di confusione?”.
Beh, la confusione costa. E tanto.
Uno studio di McKinsey ha rivelato che le aziende con una comunicazione interna efficace hanno un ritorno sull’investimento (ROI) del 47% più alto rispetto a quelle che la trascurano. Esatto, quasi la metà in più. Praticamente, non comunicare bene è come usare banconote da 50 euro per accendere il caminetto. Un gesto di stile, forse, ma poco sostenibile.
Secondo lo studio “Measuring the Impact of Internal Communication on Business Performance” di Juan Meng e Bruce K. Berger i responsabili della comunicazione interna sanno bene quanto sia importante misurare l’efficacia delle proprie attività e collegarla ai risultati aziendali. Nella pratica, però, gli strumenti usati sono ancora limitati e poco strutturati.
L’indagine, condotta su 264 professionisti e completata da interviste a 13 dirigenti, mostra che le valutazioni si concentrano soprattutto sugli effetti osservabili tra i dipendenti: prestazioni migliori, comportamenti più efficaci e maggiore coinvolgimento.
Lo studio segnala l’urgenza di sviluppare metodi più affidabili per analizzare l’impatto della comunicazione interna. Per riuscirci, servono leadership più aperte e pronte a sostenere un approccio consulenziale. E, soprattutto, servono più ricerche per chiarire il legame tra comunicazione efficace e performance di business.
Sì, perché non c’è dubbio che una comunicazione inefficace, oltre che uno sperpero di risorse, generi più disastri di un film di Michael Bay, il regista di Armageddon:
- Demotivazione: i dipendenti si sentono scollegati, come l’ultimo invitato a una festa a cui nessuno ha detto dove fosse.
- Conflitti: nascono incomprensioni che si trasformano in faide degne di Sentieri.
- Inefficienza: si perde tempo (e denaro), si sbagliano procedure e si prendono decisioni basate sul nulla.
Insomma, un disastro. Ma come se ne esce? Smettendo di parlare a vanvera e iniziando a comunicare sul serio.
Le 5C e altre magie: la ricetta per una comunicazione che funziona
La buona notizia è che non serve una laurea ad Harvard per comunicare meglio. Basta un po’ di buonsenso e qualche trucchetto del mestiere. La comunicazione efficace, interna o esterna che sia, deve rispettare le famose “5C”: essere Chiara, Corretta, Completa, Concisa e Concreta.
Pensateci: è la differenza tra una supercazzola come “Sarebbe auspicabile un’ottimizzazione sinergica dei flussi operativi interfunzionali per massimizzare l’outcome” e dire “Team, parliamoci per finire questo progetto entro venerdì”.
Quale delle due frasi vi fa venire voglia di collaborare e quale di fingere un malore improvviso? 😉
Ecco qualche altro consiglio, testato sul campo:
- Scegli lo strumento giusto: non si chiede un aumento via WhatsApp e non si organizza una riunione di un’ora per dire “ok, procediamo”. Usate l’email per le cose importanti e scritte, la chat per le comunicazioni veloci e le riunioni solo quando servono davvero (e che durino meno di un episodio di una serie tv, per favore!).
- Ascolta (davvero!): comunicare non è solo trasmettere, ma anche ricevere. L’ascolto attivo, quello dove non stai solo aspettando il tuo turno per parlare, è essenziale. Permette di capire, empatizzare e risolvere problemi prima che esplodano.
- Dai e ricevi feedback: la parola che fa gelare il sangue a molti. È visto come un giudizio, una critica, una scocciatura. E spesso, per come viene dato, lo è.
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Il feedback? Niente di personale!
La paura del feedback è reale. Ci mette sulla difensiva.
Spesso, dietro un feedback maldestro, si nasconde la tentazione di dire: “Io il feedback te lo darei, ma poi se ti dico che sei un cretino ti offendi!”.
E così, per paura, non diciamo nulla.
O peggio, lo diciamo nel modo sbagliato, trasformando un’opportunità di crescita in un momento di scontro.
Ma perché ci succede questo? Quali meccanismi si attivano nel nostro cervello?
Le neuroscienze ci aiutano a capire che il nostro cervello rettiliano reagisce al feedback negativo come a una minaccia fisica. Paura, fuga, attacco. È un istinto primordiale. Ma possiamo imparare a gestire queste emozioni.
Ed è proprio qui che entra in gioco il feedback costruttivo. Se fatto bene, non è una pagella, ma un navigatore che ti dice: “Stai andando fuori strada, ricalcolo il percorso per farti arrivare a destinazione”.
E se sentite che nella vostra azienda (o nella vostra testa) l’argomento è ancora tabù, forse è il momento di fare un passo in più.
Se volete smettere di sentire frasi come “Vorrei darti un feedback, ma ho paura che tu ti arrabbi” e trasformare questo strumento nel più grande acceleratore di crescita per la vostra azienda, il mio speech Feedback’s Got Talent: guardarsi indietro per correre avanti può fare al caso vostro.
È un viaggio divertente e scientifico per capire come funziona il nostro cervello, superare le barriere emotive e imparare finalmente l’arte di dare e ricevere feedback che non fanno male, ma fanno crescere.
Perché guardarsi indietro, a volte, è l’unico modo per correre veloci verso il futuro. 🚀
